第26章

盡職審查指引》-

保薦人的委任、費用、人手配置及

監控措施

4. 保薦人的監控措施

4.1 準則

4.1.1 必須設有清晰而有效的匯報途徑及渠道,使重大事項的決定均由管理層或管理層就此目的所指定的委員會而並非由交易小組作出。該等指定委員會的成員應獨立於交易小組,並應至少具備所需的適當資歷和專業知識以考慮以下事宜:

(i) 接受委託擔任保薦人;

(ii) 委任交易小組及相關委任的任何重大變動;及

(iii) 解決可疑情況、棘手或敏感事宜、互相矛盾的資料及上市申請人的重大不合規事項。[《操守準則》第17.11(d)段]

4.1.2 管理層對監督保薦人工作以及對確保所有相關法律及監管規定獲得遵從負上最終責任。管理層可將運作職能轉授予其職員,但仍不能免除其責任。因此,管理層必須設有合適的系統、監控措施及程序以規管保薦人的工作,包括:

(i) 制訂適當的盡職審查計劃、並於有需要時修訂或更新;

(ii) 在任務期間就每項任務分派足夠且具備適當水平的知識、技能及經驗的人員;

(iii) 實施盡職審查計劃,並識別、解釋及跟進任何尚未完成的步驟或偏離原定計劃的步驟;

(iv) 對執行保薦人工作的職員實施充分的監督和管理;以及職員在行事時不會超出其獲適當授權的範圍;

(v) 審核盡職審查工作的水準及範圍,以及主要人員及交易小組的表現;及

(vi) 將重大事項(包括但不限於第17.11(d)段所載的事項)提交管理層或其指定的委員會作出決定。[《操守準則》第17.11(e)段]

4.1.3 待上市交易完成後,保薦人應於首個交易日後兩星期內向證監會呈交其已由監督該宗交易的主要人員加簽的上市交易小組架構圖。該圖應顯示小組內每名持牌職員的匯報途徑,以及各人的姓名、職銜,包括他們向該上市申請人提供有關遵從《操守準則》及《上市規則》的意見及履行的盡職審查。證監會可向商號及個人索取進一步資料,以核證他們呈交的文件。[《操守準則》第17.11(f)段]

4.1.4 保薦人應每年進行評估,以確保其系統和監控措施維持有效。如有任何重大的不合規事項,應從速向證監會匯報。[《操守準則》第17.12段]

4.1.5 年度評估可透過內部及╱或外部審計的形式進行。保薦人應根據以下各項制訂其本身的方案:其對與其營運有關的風險所作的評估、商號的業務架構,以及其本身的內部系統和合規往績紀錄,包括但不限於在審核期內從內部或第三方收到的任何投訴及監管機構在監管方面提出的任何關注事宜。[《操守準則》第17.12段註]

4.2 指引

4.2.1 管理層應確保具備有效的管理及組織架構,以確保業務運作得以健全、高效率和有效的方式運作。管理層應對該公司的運作承擔全部責任,包括制定和執行該公司的內部監控制度,並確保其持續有效,以及該公司的董事和僱員遵守有關制度。公司內部的匯報途徑應清楚界定,以及監督和匯報職責應指派予合適的職員執行。22根據《操守準則》第17.11(e)(vi)段保薦人須設有合適的系統、監控措施及程序以將重大事項(包括但不限於《操守準則》第17.11(d)段所載的事項)提交管理層或其指定委員會作出決定的責任的有關指引,請參閱第32章「《盡職審查指引》-提交重大事項」。

4.2.2 持牌人或註冊人應確保具備足夠的資源,從而得以勤勉盡責地及確實勤勉盡責地監督獲其僱用或委任以代表其經營業務的人士。23

4.2.3 管理層對監督商號所進行的保薦人工作以及確保所有相關規則、規例、守則及指引獲得遵從負上最終責任。雖然管理層可將運作職能轉授予保薦人的職員,但管理層仍然對這些職能的履行承擔責任,而且該等責任不能轉授。24

4.2.4 眾所周知,管理層不被預期須直接監督日常營運事宜,如監察盡職審查計劃的實施情況。儘管如此,管理層仍須制定適當的系統、監控措施及程序,以管治保薦人工作的主要範疇。25

4.2.5 年度評估可透過內部及╱或外部審計的形式進行。保薦人應根據以下各項制訂其本身的方案:其對與其營運有關的風險所作的評估、商號的業務架構,以及其本身的內部系統和合規往績紀錄,包括但不限於在審核期內從內部或第三方收到的任何投訴及監管機構在監管方面提出的任何關注事宜。26

4.2.6 證監會認為,每名保薦人有責任因應其業務運作而制定出本身的特定系統及監控措施,並應在釐定其年度評估的範圍時以此作為基礎。27

4.2.7 高級管理層應承擔的首要責任,是確保商號能夠維持適當的操守標準及遵守恰當的程序。28

4.3 建議步驟

4.3.1 保薦人應備存和更新有關交易小組的架構及成員名單的紀錄,以及自委聘開始至結束的任何變動。29

參考尾註

22. 《適用於證券及期貨事務監察委員會持牌人或註冊人或的管理、監督及內部監控指引》第1部。

23. 《操守準則》第4.2段。

24. 參閱有關胡景邵(2009年1月)(在監督另一名負責人員處理創業板轉往主板的轉板申請時,未有以適當的技能、小心審慎和勤勉盡責的態度行事。作為管理層的一員,胡先生應當確保在向聯交所遞交A1表格之前盡職審查已大致完成);京華山一企業融資有限公司(2008年4月)(主管未有充分參與盡職審查);德勤企業財務顧問有限公司及謝其龍(2006年6月)(保薦人未有作出合理的盡職審查。保薦人須自行作出合理的調查。而保薦人不可將本身已能勝任的責任轉授他人,尤其是律師,除非有關責任屬於轉授人而非保薦人勝任的專業知識範圍);群益亞洲有限公司、趙熾堅及鄧澔暐(2006年3月)(保薦人沒有以適當的技能、小心審慎和勤勉盡責的態度進行盡職審查,以及確保招股章程及向聯交所呈交文件是準確及完整。負責人員未能充分監督其職員);工商東亞融資有限公司(2005年1月)(保薦人沒有以適當的技能、小心審慎和勤勉盡責地去履行其作為獨家保薦人的職務);南華融資(2007年12月)(負責人員沒有適當、積極及勤勉地監督獲其轉授職責的人士履行有關職責的情況);南華融資(2008年12月)(負責人員未有在盡職審查過程中充分監督保薦人工作小組)的新聞稿。

25. 參閱有關群益亞洲有限公司、趙熾堅及鄧澔暐(2006年3月)(保薦人在開展盡職審查工作前沒有列出工作分配及未能確保主管充分參與上市的籌備工作);兆豐資本(亞洲)有限公司(2012年4月)(保薦人未能充分監督盡職審查過程。盡職審查不足及未達標)的新聞稿。

26. 《操守準則》第17.12段。

27. 《監管保薦人及合規顧問諮詢文件的諮詢總結》第122段。

28. 《操守準則》第9項一般原則。

29. 《操守準則》第17.10(c)段。

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盡職審查指引

第26.4章

監控措施

香港保薦人 盡職審查指引

盡職審查指引 第26.4章

保薦人的委任、費用、人手配置及 監控措施

保薦人工作小組交易 監控措施

系統、監控措施 及程序以規管保薦人的工作

香港證券及期貨事務監察委員會

香港證監會

香港聯交所上市規則
盡職審查計劃
保薦人工作小組架構圖

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