第32章

盡職審查指引》-

提交重大事項

《操守準則》各段

17.11(d)

17.11(e)(vi)

1. 將重大事項提交管理層

1.1 準則

1.1.1 必須設有清晰而有效的匯報途徑及渠道,使重大事項的決定均由管理層或管理層就此目的所指定的委員會而並非由交易小組作出。該等指定委員會的成員應獨立於交易小組,並應至少具備所需的適當資歷和專業知識以考慮以下事宜:

(i) 接受委託擔任保薦人;

(ii) 委任交易小組及相關委任的任何重大變動;及

(iii) 解決可疑情況、棘手或敏感事宜、互相矛盾的資料及上市申請人的重大不合規事項。

[《操守準則》第17.11(d)段]

1.1.2 管理層必須設有合適的系統、監控措施及程序以規管保薦人的工作,包括:…將重大事項(包括但不限於第17.11(d)段所載的事項)提交管理層或其指定的委員會作出決定。

[《操守準則》第17.11(e)(vi)段]

1.2 指引

1.2.1 就確定何等人士屬於「管理層」起步點,請見《操守準則》第17.15(i)段。為達成第1.3.9段、1.3.12段及1.3.13段所述目的而召開的會議,管理層可以特別委員會(為特別目的而組成)或作為較大委員會一部分(例如有時稱為「特許委員會」)的形式進行,不同組合的人員可於保薦人工作期間的不同時段考慮有關上市申請的特定事項,前提是參與者須符合《操守準則》第17.11(d)段所載的獨立性規定。

1.2.2 為此等目的,到底何等人士屬於交易小組,請見《操守準則》第17.15(s)段。

1.2.3 有關交易小組文件存檔及交易小組其後的任何變動,請參閱第25章「《盡職審查指引》-紀錄保存」。

1.2.4 此規定關係「重大」事項,有關例子載於《操守準則》第17.11(d)(iii)段,即解決可疑情況、棘手事宜、敏感事宜、互相矛盾的資料及上市申請人的重大不合規事項。

1.2.5 交易小組可能遇到起初發現時疑似是可疑、棘手或敏感的事項,或涉及互相矛盾的資料,或上市申請人明顯重大不合規的事項。然而,倘交易小組能迅速及明確地解決有關事宜,而無任何剩餘擔憂或疑慮,則該事項將毋須提交管理層。

1.2.6 話雖如此,倘上市申請人的代表在向保薦人提供資料時頻頻疏忽,即使個別因疏忽事項並不重大故能迅速及明確地獲得解決而並無任何剩餘擔憂或疑慮,但交易小組應警覺,將可能適合如何處理該上市申請的問題提交管理層。

1.2.7 按規定,相關事項須提交至獨立於交易小組的管理層,意思是,獲提交事項的管理層代表,其所屬之管理層不得包括任何交易小組的成員。然而,沒有理據規定處理獲提交與特定上市申請有關重大事項的管理層,不得包括一名或多名參與其他上市申請的交易小組成員,前提是不同上市申請之間的關連從客觀角度而言並不密切至相關交易小組被視為不是就其各自的上市申請獨立行事。為免生疑問,根據《上市規則》第19A.19條,中國政府機關通常不會被視為中國發行人的關連人士,因此,就本段而言,在並無其他影響因素的情況下,中國上市申請人與中國政府機關之間一般不會僅就該等關係而被視為密切關連。

1.3 建議步驟

1.3.1 保薦人應有明確程序確定哪些管理層代表將負責處理由交易小組提交的重大事項,以免延誤審議任何獲提交的事項。

1.3.2 一般而言,管理層成員應具備相對於交易小組主管適當的資歷。

1.3.3 在某事項提交至管理層的各個階段時,能獲提供上市申請先前曾提交的事項紀錄相當重要。考慮獲提交事項的管理層維持不變對此可有幫助,但此持續性並非必須。

1.3.4 管理層應作出書面記錄並保存管理層的所有討論摘要,包括所得出的結論及所作出的推薦建議,以及管理層所獲提供有關向其提交各事項的全套文件。

1.3.5 倘任何管理層成員於任何時間認為其尚未獲得妥善履行其職責所需的充足資料,其應要求提供進一步資料,而該等資料應在合理可行情況下盡快提供。

1.3.6 管理層須確保安排充足時間用於妥善考慮交易小組向其所作出的任何報告。

1.3.7 管理層最好能親自出席會議,但如有必要,可通過電話召開會議。

1.3.8 在受委託之初,應向所有交易小組成員發送電子郵件,提醒其有責任在識別任何似乎屬重大的事項後,盡快提交至管理層,如有懷疑,其應作出提交。

1.3.9 在接納任何委託出任保薦人之前,管理層應召開會議,以考慮(a)是否應該接納委託出任保薦人,(b)上市申請的可能時間表,及(c)交易小組的建議成員(包括主要人員是否具備所需經驗及是否有充足時間投入上市申請),並就此作出建議。

1.3.10 管理層應及時取得有關交易小組人員是否充足、交易小組領導層、專家的任何變動,或交易小組大部分成員的整體變動的通知,並審議該等事宜。倘管理層就交易小組的變動(若與管理層收取的報告所載者不同)作出建議,該等建議必須實施。

1.3.11 於上市申請過程中一經識別的任何重大事項,即應由交易小組領導盡快提交管理層,同時提供充足的支持文件及資料以使管理層能妥善審議該事項,並作出適當建議。倘交易小組領導對事項是否應視為重大存在確實疑慮,其應將有關事項提交管理層。

1.3.12 管理層應在提交上市申請的申請版本前,收取並審議交易小組的書面通知,不論以單獨文件或作為處理各項上市申請更廣泛文件的一部分。書面通知應確認直至當時交易小組於上市申請過程中並無遇到任何重大事項,或應記錄任何重大事項、此等事項如何提交管理層及如何處理,尤其是包括管理層就該等事項作出的建議(如有)的實施情況。管理層應於提交申請版本之前提出任何其認為適當的問題。

1.3.13 管理層亦應連同上市文件的最終版本,收取及審議交易小組提交的報告,並於繼續上市程序前,提出任何其認為適當的問題。

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將 重大事項 提交管理層

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